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Política de tratamiento de datos personales

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN: La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de IDEAS CONSTRUCTIVAS CALDAS SAS / CARLOS ALBERTO TABARES LOAIZA siendo esta de naturaleza jurídica- privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por la misma se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, IDEAS CONSTRUCTIVAS CALDAS SAS / CARLOS ALBERTO TABARES LOAIZA adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
1. Objetivo: Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de Ideas Constructivas Caldas S.A.S. y de Carlos Alberto Tabares Loaiza, (en adelante simplemente “Ideas Constructivas”) y, garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la empresa dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Alcance: Esta Política aplica a Ideas Constructivas, en Colombia. En los apartes de este documento en los cuales se exprese la frase Ideas Constructivas, deberá entenderse que se refiere a cualquiera de las sociedades mencionadas anteriormente.; Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información; Sea objeto de tratamiento por parte de Ideas Constructivas. Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
MARCO NORMATIVO: A continuación se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales:
1. AMBITO DE APLICACIÓN: Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.
DEFINICIONES: “Actores del tratamiento de Datos Personales”: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales, éstos son:; “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.; “Archivos”: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.; “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.; “Operador de información”: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.; “Titular de Datos Personales”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.; “Causahabiente”: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.; “Fuente de Información”: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El operador de información, a su vez, entregará datos personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.; “Gestor de Datos”: El colaborador de Ideas Constructivas que realiza el tratamiento a los datos personales.; “Gestor de Datos Externo”: Es el empleado de un tercero (Encargado), que realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas por Ideas Constructivas para la realización del tratamiento.; “Usuario”: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.; “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.; “Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.; “Base de Datos” Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.; “Cambios sustanciales a una Base de Datos”: Son aquellos que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado de Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.; “Canales para ejercer derechos”: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.; “Conducta inequívoca”: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.; “Consulta”: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a Ideas Constructivas, su información personal que reposa en las bases de datos.; “Ideas Constructivas” o “Responsable”: Ideas Constructivas Caldas SAS / Carlos Alberto Tabares Loaiza, que se identifican en el Capítulo V de esta Política.; “Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.; “Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.; “Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.; “Incidente de Seguridad”: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.; “Reclamo”: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a Ideas Constructivas la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.; “Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD)”: Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.; “SIC”: Superintendencia de Industria y Comercio.; “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.; “Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.; “Tratamiento de Datos Personales”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.
NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN: El Comité de Privacidad definirá los lineamientos para el desarrollo e implementación del Sistema de Protección de Datos Personales en Ideas Constructivas.
1. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

privacy@demolink.org